Anforderungen an IT-gestützte Verfahren des Rechnungswesens zur Ersetzung von Schriftformerfordernissen
Bundesministerium für Gesundheit
Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft
Minister/-innen und Senatoren/-innen für Arbeit, Gesundheit und Soziales der Länder
GKV-Spitzenverband u. a.
Sehr geehrte Damen und Herren,
seit dem 1. Januar 2019 ermöglichen Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung (SVRV) und SRVwV, bei IT-gestützter, automatisierter Feststellung und Anordnung von Zahlungen und Buchungen auf den kostenintensiven Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen zur Ersetzung der Schriftform zu verzichten (§ 7 Abs. 3 und 5 SVRV, §§ 19 Abs. 5 i. V. m. 40 Abs. 5, 41 Abs. 1 Satz 3, 41a SRVwV). Voraussetzung hierfür ist, dass dokumentierte, hinreichend getestete und freigegebene Programme eingesetzt werden. Zu diesem Zweck ist eine Verfahrensdokumentation einschließlich einer Gefährdungsanalyse und eines Ordnungsmäßigkeitskonzeptes zu erstellen; die Details sind in einer Dienstanweisung zu regeln.
An das Bundesamt für Soziale Sicherung wurden Anfragen zu den erforderlichen Änderungen in der Dienstanweisung nach § 17 SVRV, § 44 Abs. 4 SRVwV herangetragen. Da alle Sozialversicherungsträger sowie die weiteren Institutionen, die die SVRV/SRVwV anwenden, davon betroffen sind, veröffentlichen wir nachfolgend allgemeine Hinweise zur Erstellung der geforderten Dokumentationen in Form einer „Arbeitshilfe“. Bei der Zusammenstellung der Hinweise haben wir uns insbesondere an folgenden parallelen Vorschriften und Veröffentlichungen orientiert:
- „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes“ (GoBIT-HKR)
- „IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),
- BMF, „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, 28. November 2019 (GoBD).
Sollten Sie zu der „Arbeitshilfe“ vor dem Hintergrund der eigenen betrieblichen Praxis Rückfragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge haben, stehen wir für eine Diskussion gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Reiner Müller
Anlage